Средства поддержки управленческого учета деятельности коммерческого банка в ИБС БИСквит

Автор: Яснецкий Евгений Анатольевич, старший специалист отдела системного анализа (канд. техн. наук) ЗАО "Банковские Информационные Системы" ("БИС")
Издание: Банковские технологии №7-8, 2002

Управленческий учет как способ предоставления руководству информации, необходимой для управленческой деятельности (планирования, контроля и принятия решений), - понятие достаточно широкое. Не менее широк и перечень как методологических, так и технических средств организации управленческого учета, которые можно встретить в современных банках: от набора электронных таблиц до специализированных информационных систем.

Модуль "Управление доходами и расходами", разрабатываемый в рамках ИБС БИСквит, - это средство организации управленческого учета деятельности коммерческого банка, базирующееся на методологии международных стандартов финансовой отчетности (МСФО). Этот модуль является разработкой сравнительно новой и интенсивно развивающейся. В настоящее время в рамках модуля реализованы средства управленческого учета расходов, связанных с нефинансовой деятельностью банка.

В данной статье рассмотрены задачи управленческого учета, на решение которых нацелено создание модуля, освещены функциональные возможности модуля, имеющиеся на сегодняшний день, и перспективы дальнейшего развития.

Методы учета

Одним из ключевых моментов, определяющих отличие отечественной системы бухучета от международных стандартов, является метод учета доходов и расходов. Согласно принципам признания доходов и расходов МСФО, доходы признаются в том отчетном периоде, в котором они заработаны, расходы - в том периоде, в котором они начислены. Этот принцип - основа учета доходов и расходов по методу начислений.

Согласно правилам отечественного бухучета, доходы и расходы признаются в том отчетном периоде, в котором были осуществлены расчеты по данным доходам и расходам. Такой подход - основной принцип, используемый при кассовом методе учета доходов и расходов. Поскольку при кассовом методе учета теряется существенная часть первичных данных, картина финансового состояния банка получается искаженной. Для восстановления реальной картины финансового состояния применяют технику корректирующих записей.

Рассмотрим, например, ситуацию с расходами на некую услугу, которую банку оказывает некоторый контрагент:

производится предоплата - 500 долл.;
контрагент выставляет счет к предоплате;
выполняется услуга (оценочная стоимость услуги - 1200 долл.);
банк получает счет к оплате услуги на 900 долл.;
банк оплачивает счет.

С контрагентом ассоциирован некоторый пассивный счет, с услугой - некоторый активный счет расходов. (Более подробно отображение объектов управленческого учета на план счетов рассматривается далее в этой статье.) В табл. 1 приведено изменение состояния этих счетов по этапам оказания услуги при кассовом методе учета и при учете методом начислений.

№ п/п	Событие	Кассовый метод		Метод начислений
№ п/п	Событие	Действие со счетом	Состояние счета	Действие со счетом	Состояние счета
1	Произведена предоплата	-	Не изм.	Начисление расходов будущих периодов - 500 долл.	Оплаченный неподтвержденный расход - 500 долл.
2	Получен счет к предоплате	Оплата счета - 500 долл.	Расход - 500 долл.	Подтверждение предоплаты	Оплаченный подтвержденный расход - 500 долл. Неоплаченный неподтвержденный расход - 700 долл.
3	Оказание услуги	-	Не изм.	Начисление расходов - 1200 долл. (с учетом предоплаты - 500 долл.)	Оплаченный подтвержденный расход - 500 долл. Неоплаченный неподтвержденный расход - 700 долл.
4	Получение счета к оплате услуги	-	Не изм.	Подтверждение неоплаченных расходов - 900 долл.	Оплаченный подтвержденный расход - 500 долл. Неоплаченный подтвержденный расход - 900 долл.: 700 долл. (предыдущий) + 200 долл. (согласно счету)
5	Оплата полученного счета	Оплата счета - 900 долл.	Расход - 1400 долл.	Оплата расходов	Оплаченный подтвержденный расход - 1400 долл.

Таблица 1. Пример сравнения учета по кассовому методу и по методу начислений

Те проводки, которые необходимо ввести, чтобы из столбцов, озаглавленных "Кассовый метод", получились столбцы "Метод начислений", и составляют корректирующие записи, добавляемые к бухучету для получения учета методом начислений.

Для ведения учета документов в соответствии с методом начислений в ИБС БИСквит предусмотрен набор специальных типов документов (транзакций). При вводе документа происходит автоматическое формирование корректирующих проводок по соответствующим счетам, что исключает необходимость введения корректирующих записей при составлении управленческой отчетности.

Многопериодные операции

Многопериодной называется операция, расчеты по которой охватывают несколько отчетных периодов.

В качестве примера (см. рис. 1) предположим, что отчетным периодом является месяц и имеется некоторая сделка, распространяющаяся на несколько месяцев (с июля по декабрь). Оценочная стоимость услуги - 7200 долл. От контрагента поступали следующие счета:

счет 1 на оплату периода август - октябрь;
счет 2 на оплату периода октябрь - декабрь;
счет 3 на оплату периода сентябрь - октябрь.

Счета 1 и 2 оплачены в августе и сентябре соответственно. Счет 3 не оплачен. Счет на оплату услуги за июль не был выставлен. Отчет составляется по состоянию на конец сентября.

Рис.1. Схема формирования агрегированной оценки.

По состоянию на конец сентября в управленческую отчетность попадают следующие данные.

Оплаченные расходы будущих периодов - Sб = 4400 долл.
Расходы по кассовому методу - Sк,сент = Sопл - Sк,авг = 5200 - 1200 = 4000 долл.
Начисленные, неоплаченные, подтвержденные счетами расходы - Sн = 250 долл.
Начисленные, не подтвержденные счетами расходы - Sо = 1200 долл.

Многовалютный учет

Отдельные требования возникают в связи с колебанием курсов валют и необходимостью выполнять приведение расчетов в разных валютах к единой базовой валюте.

Если вернуться к примеру в табл. 1 и предположить, что счет к оплате услуги (п. 4) был выставлен в мае, когда курс доллара был равен 30,5 руб., а оплачен (п. 5) этот счет был в июне, когда курс был равен 31,0 руб., то в управленческую отчетность за июнь попадает расход, равный 0 долл., так как все расходы были начислены ранее, но в 700 руб., вследствие переоценки, вызванной изменением курса доллара: 1400 долл. х 31,0 - 1400 долл. х 30,5 = 700 руб.

Для решения вопросов, связанных с многовалютным учетом, в ИБС БИСквит традиционно используется справочник "Курсы валют". Существует возможность задания нескольких типов учетных курсов (ММВБ, ЦБ и т. п.). Для каждого счета, открытого в той или иной валюте, указывается, какой тип курса используется при пересчете. Процедура переоценки проводится на основе использования техники сторнирования документов. Так, для приведенного примера при вводе в систему документа об оплате счета (п. 5, июнь) происходит автоматическое формирование документа, сторнирующего документ о поступлении счета на оплату услуги (п. 4, май). Курс пересчета в сторнирующем документе используется тот же, что и в документе, сторнирование которого происходит. Проводки, сопровождающие сторнирующий документ, гарантируют, что отображение состояния счетов в базовой валюте будет корректным.

Центры учета

Одной из целей управленческого учета является оценка эффективности работы того или иного подразделения или направления бизнеса, традиционно называемого центром. Организация управленческой отчетности в разрезе центров имеет ряд особенностей.

Во-первых, некоторые виды затрат изначально относятся к банку в целом и должны быть явным образом распределены по центрам учета на основании определенной базы распределения:

количества сотрудников в подразделении;
занимаемой площади;
количества отработанного рабочего времени и т. д. (см. рис. 1).

Например, для распределения затрат на отопление в качестве базы используется площадь, занимаемая подразделением. Показатель, используемый в качестве базы распределения, определяется для каждого подразделения, и затем затраты, которые требуется распределить между подразделениями, распределяются пропорционально значению базового показателя.

Во-вторых, в банке существуют так называемые сервисные подразделения, которые не приносят прибыль, а предназначены для обслуживания других подразделений. Затраты, отнесенные на сервисные центры, должны быть перераспределены по центрам прибыли.

В-третьих, между центрами могут существовать определенные финансовые взаимоотношения, обусловливающие дополнительные перераспределения денежных потоков. Например, каждый месяц один центр перечисляет другому некоторую фиксированную сумму на представительские расходы плюс процент от полученной прибыли.

Известно несколько методов распределения и перераспределения затрат по центрам учета:

прямой;
пошаговый;
обратный;
по видам деятельности.

Рис.2. Распределение общих затрат по центрам (пример)

В ИБС БИСквит распределение общебанковских затрат указывается на этапе ввода документа по услуге. Для случая когда в момент ввода неизвестно, каким образом сумма, указанная в документе, должна быть распределена по центрам, используются так называемые общебанковские центры. При вводе документа сумма относится на общебанковский центр, а позже выполняется перераспределение сумм с общебанковских центров на другие центры.

В основе процедуры перераспределения сумм между центрами учета, реализованной в ИБС БИСквит, использован обратный метод как наиболее точный и учитывающий специфику работы банка. (Подробное описание расчетов, выполняемых по данной процедуре, приведено в статье: Ефремов А. С. Управленческий учет доходов и расходов в ИБС БИСквит: Расчет финансовых результатов в разрезе направлений бизнеса // Бухгалтерия и банки. 2001. № 12.) Исходными данными для процедуры являются:

введенные в систему документы;
таблица коэффициентов перераспределения, хранящаяся в системе в виде отдельного справочника.

Дополнительный план счетов

По объектам управленческого учета (контрагентам, центрам, услугам и валютам) в системе организованы соответствующие справочники. Операции, подлежащие учету, отражаются на специальных лицевых счетах, которые образуют дополнительный план счетов - "счета доходов и расходов". Такой план счетов существует изолированно от балансовых и внебалансовых счетов. Принцип отображения объектов управленческого учета на этот план счетов приведен в таблице.

Объект учета	Отображение
Контрагент	Пассивные счета
Валюта	Пассивные счета
Услуга	Активные счета
Валюта	Активные счета
Центр	Коды аналитического учета

Таблица 2. Отображение объектов управленческого учета на дополнительный план счетов

И счета контрагентов, и счета расходов на услуги открываются в разрезе валют, в которых ведется учет. Справочник центров учета отображается на коды аналитического учета: каждому центру соответствует код аналитического учета. Счета расходов на услуги в соответствии с данными кодами разбиваются на субсчета, которые соответствуют расходам на услуги, приходящимся на каждый центр учета. Распределение суммы расходов на услугу по центрам учета реализуется путем формирования субпроводок по данным субсчетам.

Отчетность

Можно выделить три типа управленческой отчетности:

агрегированные сводки;
изменения за период;
контроль состояния.

Отчеты первого типа - это отчеты по суммам затрат в разрезах объектов управленческого учета: контрагентов, услуг, центров учета и валют.

Второй тип составляют отчеты о динамике состояния счетов: обороты, остатки на счетах по датам отчетного периода или по нескольким отчетным периодам и т. д.

Отчеты первого и второго типов, как правило, используются для получения четкого представления о состоянии банка и принятия решений.

Третий тип - это всевозможные отчеты о текущем состоянии объектов учета: контроль связности документов по одной и той же услуге, порядок оплаты документов (платежный календарь), операции за период и т. п. Отчеты данного типа используются для оперативного контроля.

Следует отметить возможность настройки управленческой отчетности ИБС БИСквит. Стандартные OLAP-средства ИБС БИСквит позволяют на основе определения пользовательских классов расчетных данных и задания формул расчета строить новые отчеты, которые могут потребоваться и не были предусмотрены изначально.

Существует возможность определения групп счетов расходов на услуги и счетов контрагентов. Например, все услуги, связанные с обучением персонала, все контрагенты из ближнего зарубежья и т. п. После этого можно получать отчеты по движению денежных средств в разрезе сформированных групп, получая тем самым информацию о состоянии того или иного направления деятельности банка.

Дальнейшее развитие

Ввиду актуальности проблемы управленческого учета в банках и заинтересованности коммерческих банков в подобных системах, идут работы по дальнейшему совершенствованию и расширению функциональности модуля.

Одним из основных направлений развития является постановка управленческого учета основной деятельности банка - финансовых услуг и связанных с ними доходов и расходов.

Очевидно, что для решения данной задачи важно иметь полный объем первичной информации о финансовой деятельности банка. Если в качестве АБС в банке используется ИБС БИСквит, то данная задача решается сама собой: использование данных, накопленных в базовом модуле системы, для получения отчетности в модуле управленческой отчетности не представляет проблемы. Если в банке используется другая АБС, то необходима настройка процедур импорта данных, имеющихся в ИБС БИСквит.

В случае когда банк имеет несколько физически разделенных филиалов, предусмотрена процедура получения первичной информации из филиалов в центральный офис банка. Наличие первичных данных о деятельности филиалов позволяет, помимо организации управленческого учета, реализовать более детальный контроль деятельности филиалов, нежели контроль на основании сводных отчетов и ведомостей, в которых первичная информация отсутствует.

Следующая стадия развития - создание средств автоматизации составления, корректировки и контроля исполнения бюджета коммерческого банка. При составлении бюджета на будущие периоды используется отчетность за предыдущие периоды. Когда начинается исполнение бюджета, текущие показатели управленческой отчетности сопоставляются с запланированными. Результаты сопоставления используются для принятия решения о необходимости корректировки бюджета.

На сегодняшний день модуль "Управление доходами и расходами" ИБС БИСквит позволяет организовать управленческий учет, связанный с расходами на нефинансовые услуги. Технология организации учета, используемая в модуле, позволяет формировать управленческую отчетность в соответствии со стандартами МСФО.

Специально предусмотренные типы транзакций обеспечивают полноту первичной информации, используемой для построения управленческой отчетности. Процедуры распределения затрат по центрам учета позволяют получать реальную картину затрат по отдельным подразделениям банка. Гибкие средства построения отчетов обеспечивают формирование всей необходимой отчетности, в том числе отчетов в соответствии с международными стандартами.